Управление персоналом

10 правил этикета для видеозвонков для бизнеса

Нам не нужно приводить статистику, чтобы убедить вас, что видеозвонки популярны. За последний год использование технологии видеозвонков выросло в геометрической прогрессии — до такой степени, что мы действительно устаем от видеозвонков .

Лично мы считаем, что одна из причин того, что мы устаем от видеозвонков, заключается в том, что мы не разработали никаких общепринятых правил или этикета. Видеозвонки не исчезнут в ближайшее время. Даже когда мы начинаем путешествовать и заходить в офис, видеозвонки по-прежнему будут обычным явлением . Может быть, не так много, как сегодня, но мы все равно будем их использовать.

ДО ЗВОНКА

Перед видеозвонком сообщите всем, будет ли это видеозвонок, где присутствуют сотрудники или будет запись звонка.

Многие люди используют программы для видеозвонков и для голосовых вызовов. Если вы планируете использовать функцию видео, сообщите об этом участникам. И , пожалуйста, вначале проверьте ваши камеры и спросите ‘Вы не против записать наш видеозвонок?’ Заранее продумайте вопросы и дайте возможность всем подготовиться.

Проверьте свое оборудование .

Мы уверены, что у организаций есть предпочтительная надежная платформа для видеозвонков, но все же рекомендуем провести быструю проверку микрофона и видео перед запуском в эфир. Недавно мы обнаружили, что некоторые наушники ведут себя странно во время проверки микрофона, поэтому можем их починить до видеозвонка. Это лучше, чем пытаться разобраться с этим во время разговора.

Помните об освещении и фоне . 

В наем офисе отличное освещение, но мы все же считаем, что кольцевой свет помогает . И мы уже обсуждали это раньше — убедитесь, что ваш фон выглядит так, как вы хотите. Мы слышали истории о некоторых очень странных и неприемлемых вещах на фоне видеозвонков . Вы же не хотите быть темой разговора из-за вашего сомнительного фона.

Подумайте над нарядом . 

Мы не хотим превращать это в разговор о ношении белых воротничках. Но имейте в виду, что в будущем вы можете проводить видеозвонки на рабочем месте своей компании. Помните, что однотонные цвета лучше подходят для видео, чем одежда с узорами. Опять же, вы хотите, чтобы участники запомнили то, что вы сказали, а не то, что на вас надето.

ВО ВРЕМЯ ЗВОНКА

Соблюдайте правила делового этикета . 

Мы должны помнить все правила проведения хорошей встречи . Даже если это встреча один на один. Составьте повестку дня. Начало и конец, соблюдайте дедлайн. Делать заметки. В конце подведите итоги.

Выключайте микрофон, если закончили свой диалог .

 Участникам лучше отключать звук, чтобы фоновый шум не мешал во время разговора. А если вы организатор встреч, не стесняйтесь говорить людям, что они отключили звук. «Леонид представит результаты продаж за второй квартал. Не стесняйтесь отключать звук во время его отчета, а затем мы включим звук для вопросов ».

Воспользуйтесь функцией чата, если она доступна . 

Большинство платформ для видеозвонков включают функцию чата. Это может быть действительно полезным способом для участников задать вопрос или оставить комментарий во время разговора. Одно предостережение: функция чата не должна превращаться в обратный канал. Это может отвлечь внимание и потенциально сорвать разговор.

Старайтесь не заниматься одновременно несколькими задачами . 

Во время конференц-связи может быть очень заманчиво выполнять несколько задач одновременно. Те же соблазны существуют и с видеозвонками. Нам нужно приучить себя оставаться вовлеченными и участвовать в разговоре.

ПОСЛЕ ЗВОНКА

Убедитесь, что звонок завершен . 

Некоторые платформы для видеозвонков остаются открытыми даже после завершения разговора. Это может быть проблематично, и мне не нужно объяснять причины. Мы уверены, что вы читали рассказы. Убедиться, что звонок завершен, — это просто хорошая практика.

Сбросьте настройки конфиденциальности и безопасности . Все мы видели статьи о нарушениях безопасности во время видеозвонков. Поскольку программное обеспечение для видеозвонков требует, чтобы вы дали разрешение на использование микрофона и видеокамеры на вашем компьютере, может иметь смысл отключить эти разрешения после вызова. Я понимаю, что это лишний шаг каждый раз, но немного спокойствия, возможно, того стоит.

Теперь, когда мы обнаружили преимущества видеозвонков, организации будут продолжать их использовать. Конечно, их нужно использовать в нужное время и по правильным причинам. Если мы все научимся соблюдать этикет при видеозвонках, возможно, мы сможем уменьшить усталость и выгорание и сосредоточиться на содержании разговора . Что в первую очередь является преимуществом видеозвонков.